INFORMATIVA WHISTLEBLOWING

COMUNICAZIONE AZIENDALE AI SENSI DELL’ART. 5 D.LGS. 24/2023

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (a seguire “Normativa Whistleblowing”).

Nel rispetto della Normativa Whistleblowing, ESIN SRL (di seguito la “Società”) ha attivato specifici canali di segnalazione interna e adottato una Procedura per la gestione delle segnalazioni (di seguito “Procedura Whistleblowing”).

Si rappresentano a seguire le informazioni necessarie per potere effettuare le segnalazioni nel rispetto della Normativa Whistleblowing e di quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing in merito a queste ultime e, conseguentemente, per potere beneficiare delle relative forme di tutela.

Chi può segnalare?

Le segnalazioni possono essere effettuate da chi rientra in una delle seguenti categorie di soggetti:

• personale interno della Società
• lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa per la Società
• dipendenti e collaboratori dei fornitori di lavori, beni e servizi in favore della Società
• volontari e tirocinanti (anche non retribuiti)
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto

La tutela del segnalante si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le segnalazioni anonime, sebbene non costituiscano “segnalazioni” ai sensi della Normativa Whistleblowing, saranno gestite dalla Società purché contengano elementi di fatto sufficienti e circostanziati per la verifica di quanto oggetto della segnalazione.  Si fa presente che, nel caso di segnalazione anonima, le tutele previste dalla Normativa Whistleblowing si applicheranno al soggetto segnalante che sia stato successivamente identificato e abbia subito ritorsioni.

Cosa si può segnalare?

In conformità alla Normativa Whistleblowing, possono essere segnalati comportamenti atti od omissioni, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, che ledono l’integrità della Società o l’interesse pubblico e che consistono in:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001;

• violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e del Codice Etico adottati;

• comportamenti non in linea con i protocolli/normativa interna aziendale di attuazione del Modello Organizzativo della Società.

Nelle segnalazioni devono essere riportate informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito del proprio contesto lavorativo, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

“Pertanto, il soggetto che segnala raccoglie i dati attinenti alla violazione o all’illecito da segnalare, indicando in particolare quanto di seguito specificato:

–      generalità del segnalante, rapporto con la Società e e punti di contatto;

–      chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;

–      se conosciute, le circostanze di tempo e luogo in cui si sono verificati i fatti segnalati;

–     se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati, quali la qualifica o il settore in cui svolge/svolgono l’attività;

–  l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

–      eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;

–     ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati”.

Non rientrano nell’ambito di ciò che può essere segnalato secondo la Normativa Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Condizioni per effettuare la segnalazione

Il soggetto che segnala beneficia delle tutele previste dalla Normativa Whistleblowing quando ricorrono le seguenti condizioni:

• al momento della segnalazione, ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito di ciò che può essere segnalato;
• ha effettuato la segnalazione nel rispetto delle modalità prescritte.

Chi è il gestore delle segnalazioni?

Il gestore delle segnalazioni che pervengono attraverso i canali interni è l’Organismo di Vigilanza della Società.

“Qualora una segnalazione identificabile come Whistleblowing è trasmessa ad un soggetto diverso dall’Organismo di Vigilanza, tale soggetto diverso ha l’obbligo di inviarla al destinatario con immediatezza (e comunque non oltre 7 giorni dalla ricezione), utilizzando i canali interni dedicati, come di seguito descritti, e dandone contestuale notizia al segnalante”.

Quali sono i canali di segnalazione che si possono utilizzare?

La Società ha messo a disposizione i seguenti canali interni di segnalazione:

• Piattaforma informatica: sistema informatico dedicato, utilizzabile anche per la segnalazione in forma orale attraverso il sistema di messaggistica vocale ivi presente, e disponibile al seguente link https://esin.secure-blowing.com, in cui il segnalante, una volta effettuato l’accesso alla home page, deve procedere con la compilazione dei campi ivi riportati e seguire le modalità specificate all’interno dell’applicativo per l’inoltro della segnalazione;
• Incontro diretto: su richiesta del segnalante, inoltrata tramite la piattaforma informatica di cui sopra, l’Organismo di Vigilanza, entro un termine ragionevole, fissa un incontro diretto per la segnalazione in forma orale. In questo caso la segnalazione è documentata, previo consenso del segnalante, mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante apposito verbale. In caso di verbale, il segnalante può verificare, rettificare e confermare quanto ivi riportato mediante la propria sottoscrizione.

Modalità di gestione delle segnalazioni

Il gestore della segnalazione pervenuta attraverso i canali interni è tenuto a:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento; 
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante potendo richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni; 
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute e, quindi, svolgere l’istruttoria necessaria, anche avvalendosi di personale interno o esterno all’organizzazione (sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza);
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione (o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento) sul seguito che è stato dato o che si intendere dare alla segnalazione (e. l’azione intrapresa per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate).

Tutele, responsabilità e sanzioni

La Normativa Whistleblowing prevede, a determinate condizioni, specifiche garanzie e tutele a favore del segnalante – in alcuni casi estese anche ad altri soggetti espressamente individuati -, specifiche previsioni in tema di responsabilità del segnalante stesso, connesse alla segnalazione, nonché un regime sanzionatorio applicabile ai soggetti che commettono violazioni in materia.

• Riservatezza

L’identità del segnalante – e tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del soggetto – non può essere rivelata a persone diverse dal gestore della segnalazione, salvo che lo stesso segnalante non abbia dato il suo consenso espresso alla rivelazione.

La protezione della riservatezza è estesa al “facilitatore” (ossia la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata), all’identità delle persone coinvolte (c.d. soggetto segnalato) e delle persone comunque menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

• Divieto di ritorsioni

Sono nulli il licenziamento, il mutamento di mansioni, l’adozione di misure disciplinari nonché qualsiasi altro comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare un danno ingiusto alla persona.

Le misure di protezione dalle ritorsioni nei confronti del segnalante si estendono al facilitatore, alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo di quest’ultimo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente, agli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo.

Il segnalante può comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritenga di avere subìto.

Le misure di protezione del segnalante contro le ritorsioni, previste dalla Normativa Whistleblowing, si applicano anche:

• al facilitatore;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo.

• Responsabilità

Le predette tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

In tali casi alla persona segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa ogni responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.

Altresì, non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico
• relative alla tutela del diritto d’autore
• relative alla protezione dei dati personali
• che offendono la reputazione della persona coinvolta

se, al momento della segnalazione aveva fondati motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata secondo le modalità richieste dalla Normativa Whistleblowing.

La responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è invece esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni del segnalante non collegati alla segnalazione o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

• Sanzioni per violazioni in tema di Whistleblowing

Fatti salvi eventuali altri titoli di responsabilità, le violazioni della Normativa Whistleblowing e della Procedura Whistleblowing della Società costituiscono illecito disciplinare e comportano l’avvio del relativo procedimento e la conseguente irrogazione delle sanzioni disciplinari descritte dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, secondo la contrattazione collettiva e la regolamentazione interna della Società, parametrate tenuto conto dell’oggetto/gravità dell’infrazione commessa, nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa applicabile.

In particolare, le predette sanzioni disciplinari sono applicate nei seguenti casi:

• quando sono accertate ritorsioni o che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza previsto dalla Normativa in materia;
• quando è accertato che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme alla Normativa Whistleblowing, nonché quando è accertato che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
• quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia, o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Per le stesse violazioni (salvo il caso di accertamento della responsabilità penale per diffamazione o calunnia) è altresì previsto che l’ANAC applichi al responsabile sanzioni amministrative pecuniarie ai sensi dell’art. 21 della Normativa Whistleblowing.

Protezione dei dati personali

Il trattamento di dati personali relativi alla gestione delle segnalazioni è effettuato nel rispetto delle norme, europee e nazionali, in materia di protezione di dati personali (Regolamento UE 2016/679, D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e D.Lgs. n. 24/2023), adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Si specifica che i diritti dell’interessato di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del soggetto che segnala violazioni di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 (art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003). L’esercizio dei medesimi diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’articolo 160 del D.Lgs. n. 196/2003.